Dans une société où tout s’accélère et où on se laisserait facilement happer par notre quotidien, ce principe peut bousculer, ou tout au moins interpeller… C’est pourtant un principe qui mérite que l’on s’y attarde. Ce pourrait être un principe de vie. C’est un des principes fondamentaux d’un forum ouvert.

Qu’est-ce qu’un forum ouvert ?

Il s’agit d’un événement qui rassemble un groupe de personnes (pouvant aller de 5 à 2000) pour travailler ensemble sur une problématique commune. Le déroulé est très simple et est organisé en 2 phases :

• Une phase d’émergence où les participants créent l’ordre du jour et engagent des discussions en sous-groupes sur les thèmes choisis pour faire émerger et explorer les idées en lien avec l’objectif de la réunion.
• Une phase de convergence pour passer à l’action, où les participants identifient les actions prioritaires à mener et les développent en sous-groupes. Cette phase se termine par le partage tous ensemble des plans d’actions.

En fonction du nombre de participants et de la complexité du sujet à traiter, un forum ouvert peut durer de 2-3h à 2 jours.

Qu’est-ce qui fait la différence entre un forum ouvert et un autre événement en intelligence collective ?

La principale différence vient des valeurs qui sous tendent un forum ouvert :

• l’envie : les participants sont là parce qu’ils ont répondu à une invitation ; le jour J, ce sont eux qui amènent à l’ordre du jour les sujets importants pour eux, et ce sont également eux qui décident librement de participer à tel ou tel groupe de discussion parce qu’ils en ont envie, parce que cela fait sens pour eux.
• la responsabilisation : les groupes se constituent librement et s’auto gèrent, que ce soit dans le contenu apporté dans les échanges, dans la rédaction du rapport de discussion ou dans le respect du timing. Par ailleurs, la « loi des 2 pieds » ou « loi de la mobilité » qui régit un forum ouvert permet à la responsabilisation de s’exprimer pleinement : « Si vous n’êtes en train ni d’apprendre, ni de contribuer, passez à autre chose ! » Autrement dit, plutôt que de rester dans un groupe de discussion où un participant n’aurait plus rien à apprendre ou à apporter, cette loi lui donne la permission, la liberté et la responsabilité de devenir abeille ou papillon. Les abeilles circulent de groupe en groupe et pollinisent ainsi les idées. Tandis que les papillons sortent momentanément d’un groupe de discussion pour aller prendre une pause, réfléchir ou échanger avec d’autres papillons. Le principe sous-jacent est le respect des besoins de chacun pour enrichir l’expérience et les résultats pour l’ensemble du groupe.
• le partage du leadership : tout le monde participe sur un même pied d’égalité, toutes les idées ont de la valeur et chacun peut décider à la suite du forum ouvert d’engager une action au service de la problématique amenée et d’en prendre le leadership.

Ce dernier point est particulièrement engageant. Toutes les organisations ne sont pas nécessairement mûres pour inviter leurs collaborateurs à un forum ouvert. On notera ainsi parmi les conditions de réussite de ce type d’événement que l’équipe dirigeante :

• Soit ouverte aux résultats, aux surprises et au partage du leadership
• Participe à l’événement sur un pied d’égalité avec l’ensemble des collaborateurs
• S’engage de manière authentique à appuyer les résultats et suivis

Il faut donc être prêt à lâcher prise pour se lancer dans l’aventure d’un forum ouvert… mais le jeu en vaut la chandelle…

Quels bénéfices pour une organisation ?

• Développer la cohésion d’une équipe et/ou inter-équipes, décloisonner
• Développer l’engagement, la motivation
• Fédérer autour d’un projet commun
• Trouver des réponses nouvelles à une problématique complexe
• Développer l’esprit d’initiative de ses collaborateurs
• Partager en un temps limité entre tous les contributeurs tous les points de vue et connaissances sur une problématique donnée (plus efficace que x réunions…) : il s’agit là d’une méthode innovante qui permet de tenir des réunions dynamiques et productives
• Développer la capacité à travailler autrement en équipe et entre services, avec plus d’écoute, de bienveillance, de responsabilisation de chacun et au final plus d’efficacité

Et si vous expérimentiez par vous-même ?

Plutôt que de longs discours, le mieux est sans doute de vivre un forum ouvert pour se forger ses propres convictions. De plus en plus d’organisations de toutes tailles font ainsi appel à des facilitateurs de forums ouverts pour travailler avec l’ensemble de leurs parties prenantes sur des problématiques complexes. Des collectifs de citoyens en organisent pour traiter de sujets tels que la transition écologique. Ce peut être une bonne façon d’occuper utilement un samedi et de découvrir ainsi de quoi il s’agit !

Enfin, pour celles et ceux que cela intéresse et qui ont envie de travailler sur le sujet de la réinvention des (ou de leur) organisation(s), vous pouvez noter que nous co-organisons le 24 novembre prochain (2016) un forum ouvert sur ce thème dans la métropole lilloise.  Une belle occasion pour échanger, s’inspirer, se questionner sur ce sujet majeur et identifier des pistes concrètes pour initier le changement au sein de votre organisation !

Envie d’en savoir plus sur le forum ouvert et en quoi il pourrait vous permettre d’avancer sur une problématique de votre entreprise ? Contactez-nous ! https://keychange.fr/contact/